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Recruiting
30.08.2018

Wie verfahre ich mit erfolglosen Bewerbern?

Frage: Bewerbern, denen ich keinen Ausbildungsplatz anbieten kann, werde ich ihre Unterlagen demnächst zurückschicken. Was muss ich hierbei beachten? Bewerber, die nicht eingestellt werden, versuchen ja teilweise, Schadenersatz zu erreichen, weil sie angeblich benachteiligt wurden. Deshalb möchte ich nichts falsch machen.

Von einigen Bewerbern habe ich übrigens nur elektronische Unterlagen. Die zurückzuschicken macht keinen Sinn. Wie gehe ich mit eingescannten Zeugnissen, Lebensläufen und persönlichen Anschreiben um?

Und noch eine Frage: Es heißt, in einer Absage solle man am besten überhaupt keine Begründung mehr schreiben. Das finde ich persönlich sehr schade. Wie ist Ihre Meinung dazu?

Antwort: Zunächst einmal zu Ihrer letzten Frage: In der Tat ist es gefährlich, Begründungen in die Absage zu schreiben. Gleiches gilt übrigens auch für telefonische Begründungen, die Sie geben könnten, wenn sich ein abgelehnter Bewerber telefonisch bei Ihnen meldet. Von beidem rate ich ab.

Hintergrund ist das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Damit kann man nur allzu leicht in Konflikt kommen, wenn man eine Begründung liefert. Daher rate ich grundsätzlich, lediglich zu schreiben oder mitzuteilen, dass andere Bewerber noch besser für den Ausbildungsplatz geeignet waren. Eine Nachfrage, was genau Sie damit meinen, beantworten Sie nicht – mit Hinweis auf den Datenschutz. Schließlich dürfen Sie nicht über die Leistungen und die Voraussetzungen der Mitbewerber sprechen. Bitten Sie um Verständnis.

Bewerbungsunterlagen zurückschicken und/ oder löschen

Die klassische Bewerbungsmappe, soweit sie noch bei Ihnen gängig ist, schicken Sie nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zurück. Machen Sie sich vorher genaue Notizen, warum Sie diesen Bewerber nicht eingestellt haben. So können Sie auf eine spätere AGG-Klage begründet reagieren und belegen, dass dieser Bewerber nicht ungerechtfertigt benachteiligt wurde.

Soweit Sie über elektronische Bewerbungsunterlagen verfügen, dürfen Sie diese nicht unbegrenzt speichern. Bewahren Sie die Dokumente nur so lange auf, wie es tatsächlich erforderlich ist. Sie müssen die Dateien aber nicht sofort nach der Absage löschen. Das ist auch nicht zu empfehlen. Auch hier geht es wieder um die Möglichkeiten eines abgelehnten Bewerbers, nach dem AGG wegen angeblicher Benachteiligung Schadenersatz zu verlangen. Auf eine solche Klage müssen Sie reagieren können. Daher ist es grundsätzlich zu empfehlen, elektronische Bewerbungsunterlagen etwa 6 Monate aufzubewahren. Spätestens nach 1 Jahr sollten Sie entsprechende Anschreiben, Zeugnisse und Lebensläufe gelöscht haben.

Tipp

Wichtig ist, dass Sie niemals auf eine Absage verzichten. Manche Bewerber beklagen, dass sie nach der Versendung einer elektronischen Bewerbung nichts vom potenziellen Ausbildungsunternehmen gehört haben. Das ist nicht nur schlechter Stil, sondern auch rechtlich nicht zu empfehlen. Schließlich beginnt die 2-monatige Frist zur Geltendmachung etwaiger Entschädigungsansprüche nach dem AGG erst nach Ihrer Mitteilung. Sie sollten diese Frist daher unbedingt mit der Absage in Gang setzen.

Autor: Martin Glania

 

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