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Motivation
09.10.2018

5 Phasen: So führen Sie ein Motivations- und Anerkennungsgespräch

Ein Leitspruch amerikanischer Manager lautet: „99 percent of your business are people!“ Loben Sie deshalb nicht nur im normalen Arbeitsalltag, sondern nehmen Sie sich hin und wieder Zeit für ein kurzes Anerkennungsgespräch. Gliedern Sie ein solches Gespräch in 5 Phasen.

Phase 1: Gesprächsvorbereitung

Überlegen Sie sich zunächst die Ziele des Gesprächs. Anerkennung und Lob wirken als Verhaltens-Verstärker: Was Sie loben, wird Ihr Auszubildender zukünftig noch motivierter tun. Fragen Sie sich also, welche Leistungssteigerung Sie genau bewirken wollen.

Anschließend gehen Sie gedanklich die anzusprechenden Punkte durch. Erstellen Sie einen genauen Ablaufplan für das Gespräch, um einen roten Faden zu haben.

Terminieren Sie das Gespräch gemeinsam mit Ihrem Auszubildenden, um einen für Sie beide günstigen Termin zu wählen.

Planen Sie ca. 30 Minuten Gesprächszeit ein. Sprechen Sie Ihrem Auszubildenden gegenüber von einem Feedback oder Rückmelde-Gespräch und versuchen Sie, mit Ihren Formulierungen keine negativen Assoziationen zu wecken.

Phase 2: Gesprächseröffnung

Die Gesprächseröffnung dient dazu, eine positive Atmosphäre zu schaffen. Begrüßen Sie den Auszubildenden und bieten Sie ihm ein Getränk an. Fragen Sie, wie es ihm geht und womit er sich gerade beschäftigt. Das Gesprächsthema kann bei der Eröffnung ruhig banal sein.

Nach diesem kurzen Warm-up steigen Sie ins eigentliche Gespräch ein. Erklären Sie dazu Grund und Ablauf des Gespräches. Damit weiß der Azubi, was auf ihn zukommt, und ist über die einzelnen Abschnitte informiert. Vermutlich nimmt ihm dieses Wissen dann schon einen Teil der Nervosität.

Phase 3: Aussprechen von Anerkennung oder Lob

Diese Phase bildet den Kern des Gesprächs und sollte auch den größten Teil der Zeit einnehmen. Sprechen Sie die Punkte an, die Ihnen bei dem betreffenden Auszubildenden besonders positiv auffallen.

3 Positivpunkte reichen

Haben Sie mehr als 3 Positivpunkte, erwähnen Sie die wichtigsten 3. Der Wichtigkeitsgrad ergibt sich dabei nicht nur aus Ihrer Sicht, sondern auch aus der Sicht des Azubis.

Beispiel:

Der Auszubildende hat mit hohem Zeitaufwand ganz verschiedene Daten zusammengetragen und für Sie zu einer guten Entscheidungsvorlage verdichtet. Wichtig (und lobenswert) aus Ihrer Sicht ist die Güte der Unterlagen; viel wichtiger (und lobenswerter) aus Sicht des Azubis ist vielleicht die Anzahl der Stunden, die er für diese Arbeit im Büro verbracht hat.

Gehen Sie beim Aussprechen von Anerkennung oder Lob in 3 Schritten vor

  1. Beschreiben Sie die Situation, die Sie würdigen wollen. Beschränken Sie sich dabei auf die reinen Fakten und vermeiden Sie Wertungen.
  2. Sprechen Sie Ihre Anerkennung und Ihr Lob aus.
  3. Leiten Sie daraus Erwartungen und Wünsche für zukünftige Vorgehensweisen ab.
Beispiel:
  1. „Sie haben das Projekt zur Analyse der Kundenzufriedenheit eine Woche früher als erwartet abgeschlossen.
  2. Frau Simon, ich bin damit sehr zufrieden, da ich der Meinung bin, dass es sich um ein sehr komplexes Projekt handelte.
  3. In Zukunft wünsche ich mir von Ihnen, dass Sie auch die anderen Projekte, die Sie bearbeiten, derart zeitgerecht abschließen.“

Geben Sie Ihrem Auszubildenden anschließend die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen. Versichern Sie sich, ob Ihr Lob beim Azubi angekommen ist: „Teilen Sie meine Einschätzung über den Vorgang?“ Oder: „Wie schätzen Sie den Erfolg Ihrer Arbeit ein?“

Ihr Zusatz-Plus: So erfahren Sie gleich mehr über die Selbstansprüche oder auch Selbstzweifel Ihres Auszubildenden.

 

Phase 4: Mitarbeit sichern, Ausblick

Sichern Sie sich nun die zukünftige Mitarbeit Ihres Auszubildenden. Fragen Sie ihn, was nötig ist, um weiterhin gute Leistungen zu erzielen und die Ausbildung motiviert fortzusetzen.

Erkundigen Sie sich, wie Sie ihn unterstützen können: „Gibt es irgendetwas, womit ich Sie unterstützen kann, damit Sie auch in Zukunft derart hervorragende Ergebnisse erzielen?“

Sie können dem Azubi einen Ausblick auf die Zukunft nach Ausbildungsabschluss geben und eine mögliche Weiterbildung oder eine sonstige Belohnung erwähnen. Aber deuten Sie dies allenfalls an und versprechen Sie nichts, was nicht im direkten Zusammenhang mit den gezeigten Leistungen steht! Ansonsten erwartet der Auszubildende die Belohnung auch dann, wenn seine zukünftigen Leistungen diese gar nicht rechtfertigen.

Phase 5: Gesprächsabschluss

Fassen Sie am Ende des Gesprächs das Gesagte noch einmal kurz zusammen. Wiederholen Sie insbesondere die Punkte, die Sie als unterstützende Maßnahmen oder als weiteres Vorgehen vereinbart haben.

Bedanken Sie sich für die Zeit, die sich Ihr Auszubildender für das Gespräch genommen hat, und für die gezeigten Leistungen. Bieten Sie Ihre Unterstützung bei auftretenden Problemen und Fragen an und vermitteln Sie einen positiven Eindruck für die zukünftige Zusammenarbeit.

 

Autor: Günter Stein

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