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Ausbildungsqualität
13.08.2018

Kommunikation mit Azubis in den ersten Monaten

Die gesprächsintensivste Zeit für Auszubildende und das Ausbildungspersonal ist das erste halbe Jahr. Das liegt zum einen an der (maximal 4 Monate langen) Probezeit, die es erforderlich macht, dass der Leistungsstand transparent offengelegt wird. Zum anderen geben Sie den neuen Auszubildenden durch häufige Gespräche die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Zudem lernen Sie ihn schneller kennen.

Aus meiner Sicht ist es fahrlässig, die ersten Ausbildungsmonate nicht für intensive Gespräche zu nutzen. Wichtig ist, dass die Gespräche aufeinander abgestimmt sind und die Informationen daraus bei Ihnen zusammenfließen. Ist das gewährleistet, dann profitieren alle Beteiligten.

Die Vorteile für alle Beteiligten auf einen Blick:

Vorteile für den Auszubildenden

Der Azubi…

  • hat die Möglichkeit, seine Fragen zu stellen.
  • lernt die für die Ausbildung zuständigen Personen schneller kennen.
  • kann sein Interesse an der Ausbildung deutlich machen und auf seine Lernfortschritte hinweisen.
  • kann auf Missstände hinweisen, von denen Sie eventuell nichts wissen, die aber unbedingt beseitigt werden müssen.
  • erfährt, wo er in der Ausbildung steht und ob – auch im Hinblick auf die Probezeit – man mit seinen Leistungen zufrieden ist.

Vorteile für den Ausbilder/ Vorgesetzten in der Abteilung

Der Ausbilder…

  • kann in den Gesprächen auf Gepflogenheiten und Regeln der Abteilung hinweisen, die der neue Auszubildende noch nicht kennt.
  • macht sich als Ausbildungsbeauftragter seines Bereichs ein Bild darüber, ob bestimmte Lernziele bereits erreicht worden sind oder nicht.
  • kann den Azubi im Rahmen eines Gesprächs auf Leistungsdefizite aufmerksam machen.
  • kann vor allem auch Lob anbringen, um den Azubi zusätzlich zu motivieren.
  • lernt seinen Azubi schneller und besser kennen und kommt auch privat mit ihm ins Gespräch.

Vorteile für den Ausbildungsverantwortlichen

  • Bei ihm laufen die Gesprächsergebnisse zusammen.
  • Er erfährt von den Fachausbildern, welche Probleme es in den Abteilungen oder mit bestimmten Azubis gibt.
  • Der Ausbildungsverantwortliche macht sich ein Bild von jedem einzelnen Auszubildenden. Im Hinblick auf die Probezeit erkennt er schnell kritische Fälle.
  • Durch den informativen Austausch aller Beteiligten kann er das Klima rund um die Ausbildung positiv beeinflussen.

Vorteile für den Ausbildungsbetrieb

  • Die Azubis fühlen sich schneller zugehörig und ernst genommen. Das bindet sie stärker an den Betrieb.
  • Das Unternehmen profitiert davon, dass die Kommunikationsfähigkeit der jüngsten Kollegen schon früh geschult wird.
  • Die Gesprächskultur im Unternehmen wird gestärkt.

Kündigen Sie an, dass Sie öfter das Gespräch mit dem Azubi suchen werden

Sorgen Sie in Ihrem Bereich dafür, dass der Azubi von recht häufigen Gesprächsterminen nicht überrascht wird. Stellen Sie vor allem sicher, dass er oft stattfindende Gesprächstermine nicht als negativ wahrnimmt – nach dem Motto: „Mit wem man regelmäßig sprechen muss, bei dem gibt es offenbar Probleme.“

Kommunizieren Sie gegenüber Ihrem Azubi vielmehr, dass häufige Gespräche in der Anfangszeit im Unternehmen üblich sind. Das trägt dazu bei, dass nicht nur die Probezeit möglichst problemlos überstanden, sondern auch das Ausbildungsziel erreicht wird.

Zudem erkennen Sie Alarmsignale, die auf einen Ausbildungsabbruch hindeuten könnten.

Tipp: Machen Sie trotzdem Unterschiede zwischen den Auszubildenden. Schließlich handelt es sich um Individuen, die zum Teil größeren und zum Teil geringeren Gesprächsbedarf haben. Ein größerer Gesprächsbedarf resultiert dabei nicht zwangsläufig aus möglichen Problemen, die besprochen werden müssen. Er kann auch die Folge enorm guter Leistungen sein, die besondere Maßnahmen – z.B. eine Umstellung des Ausbildungsplans – nach sich ziehen können. Es lässt sich also gar nicht vermeiden, mit manchen Auszubildenden häufig zu sprechen und mit manchen weniger häufig. Das entspricht der Individualität der jungen Menschen, von der Sie profitieren. Kommunizieren Sie das genau so, damit keine Missverständnisse entstehen und eine positive Teamatmosphäre geschaffen wird.

 

Kommunizieren Sie nach Plan – zumindest teilweise

Grundsätzlich ist zwischen formellen und informellen Gesprä­chen zu unterscheiden:

  • Formelle Gespräche kommen in der Regel dadurch zustande, dass sie entweder von Beginn an feststehen und mit einer klar definierten Personenzahl stattfinden oder dass Sie den Azubi unter Angabe von Termin und Ort dazu einladen.
  • Informelle Gespräche hingegen können auch mal „zwischen Tür und Angel“ stattfinden. Wenn Sie als Ausbilder einen Azubi zufällig treffen und dieser etwas auf dem Herzen hat, dann sollten Sie die Chance nutzen, das auch ohne offiziellen Termin zu besprechen.
  • Tipp: Achten Sie bei informellen Gesprächen darauf, dass bei schwierigen Themen ein gewisser Rahmen und vor allem Diskretion gewährleistet sind. Wenn Sie es sich zeitlich leisten können und spüren, dass ein Gespräch genau jetzt außerordentlich wichtig ist, dann machen Sie aus der informellen Situation ein formelles Gespräch in Ihrem Büro oder in einem Besprechungsraum. So profitieren Sie gemeinsam von einer angemessenen Atmosphäre.

Terminieren Sie die Gespräche sinnvoll

Legen Sie konkrete Termine für die Gespräche mit den neuen Auszubildenden (und natürlich auch mit den übrigen) fest. Wenn Sie das rechtzeitig tun und kommunizieren, dann steht einer Realisierung nichts mehr im Wege.

Machen Sie die Häufigkeit davon abhängig, wann und wie oft in der Abteilung zusätzlich mit dem Auszubildenden gesprochen wird. Beispielsweise bietet es sich an, nach 6 Ausbildungswochen und erneut nach 12 Wochen mit dem Azubi zu sprechen. Dann hat er bei einer 4-monatigen Probezeit nach dem 2. Gespräch mit Ihnen noch 2 bis 3 Wochen Zeit, um bestimmte Dinge zu justieren.

Mindestens ebenso wichtig sind die Gespräche in den Ausbildungsabteilungen, die deutlich häufiger stattfinden sollten. Grundsätzlich empfehle ich, sich einmal in der Woche mit dem jeweiligen Auszubildenden zusammenzusetzen. Das kann beispielsweise am Freitagnachmittag passieren oder auch am Montagmorgen. Nutzen Sie den Termin dazu, die vergangene Woche zu reflektieren, den Ausbildungsnachweis zu kontrollieren, Probleme aufzuarbeiten und die Ziele für die neue Woche festzulegen. Ein solches Gespräch muss nicht länger als 10 Minuten dauern. Gibt es allerdings erhöhten Gesprächsbedarf, dann darf es deutlich länger dauern.

Denken Sie an die Gefahr eines Ausbildungsabbruchs

Natürlich sind die Gespräche in den ersten Monaten vor allem dadurch gekennzeichnet, dass sich das Ausbildungsverhältnis noch in der Probezeit befindet. Und es gibt immer wieder Fälle, in denen Sie sich tatsächlich die Frage stellen müssen, ob der eine oder andere Auszubildende die Probezeit überstehen wird. Das haben Sie natürlich gewissenhaft im Auge und Sie nutzen Ihre Gespräche, um Informationen und Indizien zu sammeln.

Achten Sie auf der anderen Seite darauf, die Azubis, die aus Ihrer Sicht keine Probleme mit der Probezeit bekommen werden, nicht zu vernachlässigen.

Beachten Sie: Auszubildende können auch von sich aus auf die Idee kommen, die Ausbildung abzubrechen. Während der Probezeit kann das ein Auszubildender – genau wie Sie – ohne Angabe eines Grundes und ohne Einhaltung einer Frist problemlos tun.

Tipp: Nutzen Sie die Gespräche während der Probezeit gezielt zur Motivation Ihrer neuen Auszubildenden. Wenn Sie glauben, dass ein vor Ihnen sitzender Azubi auf dem richtigen Weg ist, dann sagen Sie es ihm. Gerade dann, wenn Sie glauben, dass der Funke bei ihm noch nicht übergesprungen ist, ist das außerordentlich wichtig. Geben Sie ihm Rückendeckung, behandeln Sie ihn als vollwertigen Kollegen und scheuen Sie sich nicht, ihm zu sagen, dass Sie seine Arbeit schätzen. Das kann nicht nur das Eis brechen, sondern auch vorhandene Abbruchgedanken verjagen.

Sorgen Sie für einheitliche Prinzipien und verhindern Sie Widersprüche

Wenn die Kommunikation mit den neuen Auszubildenden auf verschiedene Schultern verteilt ist, sollten sich die Gespräche in ihrer Struktur ähneln. Insofern ist es wichtig, die beteiligten Ausbilder und Kollegen darin auch zu schulen. Die Gespräche könnten beispielsweise nach folgenden Prinzipien ablaufen, die für alle Gesprächspartner gleichermaßen gelten:

  1. Bleiben Sie stets freundlich.
  2. Zügeln Sie – auch in kritischen Situationen – Ihre Emotionen.
  3. Seien Sie ehrlich und beschönigen Sie nichts.
  4. Geben Sie konstruktives Feedback.
  5. Beenden Sie das Gespräch stets mit einer positiven Perspektive
Autor: Martin Glania

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