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Ausbildungsqualität
03.04.2019

In diesen 3 Schritten wird Ihr rückdelegierender Azubi selbstständig

Wetten, diesen Satz der lieben Kollegen kennen Sie auch? „Das kannst du doch noch eben übernehmen, du hast doch den Azubi, der kann dir schließlich helfen …“ Schön wäre es. Doch immer häufiger ist genau das Gegenteil der Fall: Kaum haben Sie ihm oder ihr einen Arbeitsauftrag erteilt, liegen fast genauso schnell mehrere unnötige Rückfragen auf Ihrem Tisch. Und das kostet nicht nur Nerven, sondern auch Ihre wertvolle Zeit. Zeit, die Sie nicht haben. Bringen Sie Ihren Azubi jetzt „auf Trab“.

Beispiel: Der Arbeitsauftrag ist klar. Sie bitten den Azubi, für 2019 eine Jahresübersicht der Abteilungsprojekte zu erstellen. Dazu haben Sie ihm bereits eine Liste vorbereitet, welche Projekte von welchem Verantwortlichen in der Abteilung betreut werden. Seine Aufgabe: Status quo und mögliche Verzögerungen oder Probleme erfragen und zusammenfassen. Doch bevor er auch nur den ersten Kollegen oder die erste Kollegin angesprochen hat, steht er wieder an Ihrem Schreibtisch. „Was soll ich denn eintragen, wenn das Projekt noch gar nicht gestartet wurde?“ Wenige Stunden später: „Frau Müller ist gerade im Urlaub, soll ich dann die Liste erst mal zur Seite legen und warten, bis sie zurückkommt?“ So zieht sich der Prozess. Sie haben mehr Arbeit als vorher auf dem Tisch und die Liste wird trotzdem nicht fertig.

Warum Sie hier besonders genau hinschauen sollten

Das Vorgehen, das immer mehr der Auszubildenden äußerst geschickt – und oft auch unbewusst – anwenden, nenne ich gern „subtil prokrastinierend delegieren“ – kurz „s-p-d“. Übersetzt heißt das:

Ihr Azubi hat aus unterschiedlichsten Gründen keine Lust auf die ihm übertragene Arbeit und versucht, unauffällig (subtil) etwas zu verschieben (prokrastinieren) und dafür zu sorgen, dass Sie es für ihn übernehmen (delegieren).

Mein Tipp: Auch wenn es auf den ersten Blick die einfachste und auch die schnellste Lösung ist, die Aufgabe wirklich zwischendurch selbst zu erledigen oder dem Azubi die überflüssigen Fragen schnell zu beantworten, rate ich Ihnen, hiervon Abstand nehmen. Sie gefährden damit seine komplette Ausbildung, denn schnell wird diese Unart zum Reflex: Was der Azubi nicht auf Anhieb erledigen kann, wird er auch zukünftig (in anderen Abteilungen) versuchen, wieder loszuwerden. Seine Übernahmechancen sinken damit deutlich. Und auch für Sie lohnt sich der Aufwand. So bekommen Sie mit der Zeit anstelle nerviger Rückfragen tatkräftige Unterstützung.

 

Werfen Sie einen Blick hinter die Kulisse

Diejenigen Ausbilder unter Ihnen, die immer das Gute im Auszubildenden sehen, werden als Ursache für das Rückdelegieren Ihres Azubis immer seine Unsicherheit oder auch sein Nichtwissen erkennen. Das mag auch in einigen Fällen zutreffen, aber längst nicht in allen. Denn meist sucht der Azubi ja gar nicht erst selbstständig nach Lösungswegen, sondern kommt reflexartig zu Ihnen.

Wie Sie optimal reagieren, hängt davon ab, was hinter dem s-p-d Ihres Azubis steckt. Eine Auflistung möglicher Ursachen finden Sie in der folgenden Tabelle:

Ursache für sein Zögern So gehen Sie vor
Er hat Berührungsängste        mit anderen Kolleginnen und Kollegen. Geht es um ein Projekt mit einem begrenzten Kreis Ansprechpartner (z.B. wie hier im Beispiel der Abteilung), ist es hilfreich, wenn Sie noch einmal alle an einen Tisch bringen. Sie können hier entweder den Azubi (noch einmal) vorstellen und auf Ihr anstehendes Projekt hinweisen („Kai wird sich unter anderem um die ständige Aktualisierung der Projektübersicht kümmern, bitte unterstützt ihn hier tatkräftig“) oder Sie versuchen, ihn immer wieder mit Kollegen ins Gespräch zu bringen, um sein Gefühl, er müsse sich an „Fremde“ wenden, zu entkräften. Sie können auch einen festgelegten Personenkreis mit einer kurzen E-Mail darüber informieren, dass Ihr Azubi in Kürze auf die Kolleginnen und Kollegen zukommt. Auch das senkt die Schwelle, die er überwinden muss.
Er fühlt sich von der Aufgabe überfordert. Sorgen Sie in einem Gespräch mit dem Azubi zunächst dafür, dass er es Ihnen immer mitteilt, wenn er Aufgaben nicht erledigen kann, weil er oder sie Zusammenhänge nicht versteht. Nur, wenn er das Vertrauen zu Ihnen fasst, Sie konkret um Hilfe zu bitten, können Sie ihm helfen. Denn, wenn er immer wieder mit vorgeschobenen Fragen („Ich habe gerade so viel für die Berufsschule zu tun, kann ich mich später um die Liste kümmern?“) versucht, seine Wissenslücken zu verstecken, wird er Ihnen immer mehr Arbeit als Erleichterung bereiten.
Er hat schlicht keine Lust auf die Aufgabe. Hier wird es ernst. Denn hier versucht Ihr Auszubildender, Ihnen auf der Nase herumzutanzen. Zeit für ein klärendes Gespräch!

 

 

Nutzen Sie die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung, damit die Richtung des Delegierens zukünftig wieder stimmt.

  1. Schritt: Machen Sie Ihrem Schützling sein Verhalten bewusst

Auch wenn es auf den ersten Blick den Anschein hat: Oft wird es Ihrem Azubi gar nicht bewusst sein, dass er versucht, Arbeit zu delegieren. Er wird sich sein Verhalten im Laufe der Schulzeit und im Privatleben angewöhnt haben. Geben Sie die Frage also zunächst zurück, z. B. indem Sie fragen:

  • „Was denken Sie?oder
  • „Wie würden Sie vorgehen? oder ihn bitten:
  • „Versuchen, Sie es zunächst selbst zu lösen“

Wichtig ist: Warten Sie ab! Hier ist Geduld Ihr großer Verbündeter. Damit wird Ihr Azubi nicht gerechnet haben. Je länger Sie ihn selbst eine Lösung erarbeiten lassen, desto weniger Gefallen wird er an diesem Verlauf haben. Hat er die (naheliegende) Lösung ausgesprochen, bestätigen Sie ihm diese mit einem „Na, dann los!“ o. Ä. Je nachdem, wie Ihre persönliche Beziehung zueinander ist, können Sie auch noch deutlicher werden.

Wichtig ist, dass Ihr Azubi merkt: Sie haben erkannt, dass die Frage unnötig war. Stellt sich Ihr Azubi stur, können Sie mit einem klaren „Bitte erarbeiten Sie den Lösungsvorschlag selbst“ noch deutlicher werden.

  1. Schritt: Bestätigen Sie ihn auch, wenn er Fehler macht

Machen Sie sich aber auch folgende Konsequenz bewusst: Je mehr Freiheiten Sie Ihrem Azubi geben und je weniger Sie von ihm mit unnötigen Fragen belästigt werden möchten, desto häufiger wird sein Handeln von dem von Ihnen präferierten Vorgehen abweichen. Das müssen Sie dann akzeptieren, vorausgesetzt natürlich, Ihr Azubi kommt auch so zum gewünschten Ergebnis.

Beispiel: Für Sie ist es offensichtlich: Zunächst alle Projekte zu beschreiben, die noch gar nicht gestartet sind, ist wenig effizient. Haben Sie Ihrem Azubi dies im Vorfeld jedoch so nicht erklärt, sollten Sie ihn an dieser Stelle auch nicht kritisieren, wenn er von sich aus die Entscheidung getroffen hat, diese als Erstes zu protokollieren. Das würde ihn frustrieren: Damit ist bei der nächsten Aufgabenstellung die Gefahr groß, dass er sich wieder jeden kleinen Schritt von Ihnen bestätigen oder vorkauen lässt.

Also: Loben Sie ihn für das Ergebnis und merken Sie („fürs nächste Mal“) nur ergänzend Optimierungsmöglichkeiten an. So bestärken Sie Ihren Azubi, zukünftig selbstständiger an Aufgabenstellungen heranzugehen, sich selbstbewusst Lösungen zu erarbeiten und diese auch umzusetzen. Diese Lektion ist eine der wichtigsten, die Sie Ihrem Azubi in Ihrer Funktion als Fachausbilder übermitteln können und müssen.

  1. Schritt: Packen Sie Ihren Youngster bei der persönlichen Eitelkeit

In den meisten Fällen werden die Azubis bereits nach dem Durchlaufen der beiden ersten Schritte ihr Verhalten verändern. Denn unbewusst nehmen sie wahr, dass:

  • sie mit ihrer s-p-d-Strategie nicht ans Ziel kommen, sondern die Arbeit weiterhin wartet;
  • Sie das Verhalten durchschaut haben und nicht gewillt sind, dieses zu akzeptieren;
  • das Beschreiten eigener Wege (also auch das eigenständige Denken) Freiheiten mit sich bringt und nicht sanktioniert wird.

Gehört Ihr Azubi zu der kleinen Gruppe Azubis, die sich weiterhin stur stellt, und behält er das lästige und zeitraubende Fragen bei, sollten Sie noch deutlicher werden. Sprechen Sie das Problem in einem extra anberaumten Gesprächstermin an. Gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Vereinbaren Sie einen Gesprächstermin.
  2. Stellen Sie schriftlich zusammen, wann und wie Ihr Auszubildender mit Fragen Arbeiten unnötig verzögert hat. Formulieren Sie Verbesserungsvorschläge.

 

Wann Wie Vorschlag
5.2.2019 Erarbeitung Projektplan: Mine Bitte haben Sie direkt mit der Rückfrage nach einer vollständigen Übersicht aller Projektteilnehmer retourniert. Überlegen Sie beim nächsten Mal bitte zunächst, wie Sie selbstständig an die Information kommen. Sie hatten diese ja bereits für das Projekt im Januar erstellt.

 

  1. Starten Sie das Gespräch – wie immer – mit positiven Aspekten ihrer Zusammenarbeit.
  2. Stellen Sie dar, dass Sie ihm mehr zutrauen, als er sich offensichtlich selbst zutraut. Sagen Sie klar, dass Sie sich mehr Selbstständigkeit von ihm wünschen. Um Ihr Anliegen zu untermauern, sprechen Sie nun konkret die Rückfragen (siehe Punkt 2) an. Wichtig: Verzichten Sie darauf, Ihre schriftliche Zusammenstellung hervorzuholen, sondern zitieren Sie aus dem Gedächtnis. Nur wenn Sie das Gefühl haben, Ihrem Azubi ist die Ernsthaftigkeit Ihres Anliegens nicht bewusst, sollten Sie ihm durch die Offenlegung Ihrer Aufzeichnungen verdeutlichen, dass es sich nicht nur um eine reine Optimierungsanmerkung, sondern um eine deutliche Kritik an seiner Arbeit handelt.
  3. Kommt es nun im weiteren Arbeitsalltag zu unnötigen Rückfragen, können Sie ab sofort Bezug auf Ihr zurückliegendes Gespräch nehmen.

 

Mein Fazit für Sie

Nehmen Sie unnötige Rückfragen nicht hin! Ebnen Sie Ihrem Azubi durch Vertrauensvorschuss und ein bekanntes Arbeitsumfeld den Weg, Arbeiten selbstständig durchzuführen. Akzeptieren Sie andere Vorgehensweisen als Ihre eigenen und lassen Sie ihn den für ihn besten Weg finden. Fruchtet das alles nicht, sagen Sie klar und deutlich, dass Sie von ihm die gleiche Leistung wie von anderen Azubis erwarten – und die würden nicht so viel fragen …

Autor: Günter Stein

 

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