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Recht
22.09.2019

Datenvernichtung: So lange heben Sie personenbezogene Daten und ­auch Abmahnungen ­ auf

Die Personalakten Ihrer Auszubildenden stellen personenbezogene Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dar. Sie müssen im besonderen Maße geschützt werden. Das gilt auch für darin enthaltene Abmahnungen.

Scheidet ein Azubi aus, dann heben Sie seine Personalakte noch eine Weile auf. Das gilt 2 Jahre für Arbeitszeitnachweise und 3 Jahre für Informationen, die für das Ausbildungszeugnis relevant sind, beispielsweise Beurteilungen. Nach Ablauf der jeweiligen Frist sind die Akten zu vernichten.

Auch Abmahnungen müssen vernichtet werden

Was aber ist mit Abmahnungen? Dürfen sie in der Personalakte bleiben? Dazu gibt es ein Urteil des Landesarbeitsgerichts (LAG) Sachsen-Anhalt (5 Sa 7/17 vom 23.11.2018). Dieses Urteil besagt: Verlangt ein ehemaliger Mitarbeiter oder Auszubildender, dass eine Abmahnung nach seinem Ausscheiden aus der Personalakte entfernt wird, dann muss das auch geschehen.

Die Begründung der Richter: Die Speicherung oder Aufbewahrung wird nicht mehr als notwendig angesehen. Es besteht kein Interesse des Arbeitgebers mehr, die Abmahnung aufzubewahren. Das grundsätzliche Interesse des Arbeitgebers an der Aufbewahrung einer Abmahnung liegt in dem Nachweis, dass diese ausgesprochen worden ist. Denn das Aussprechen bzw. Schreiben einer Abmahnung ist oftmals notwendig, um eine Kündigung vorzubereiten. Nach dem Ausscheiden des Auszubildenden ergibt dieses Argument keinen Sinn mehr. Also sollten Sie auch Abmahnungen vernichten.

Mein Tipp: Ich empfehle, dies nicht erst auf Initiative des ehemaligen Auszubildenden zu tun. Besonders guten Umgang mit personenbezogenen Daten zeigen Sie dann, wenn nicht mehr benötigte Dokumente mit dem Ausscheiden von Auszubildenden zuverlässig vernichtet bzw. gelöscht werden.
Ein Beitrag von Martin Glania.

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