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Ausbildungsqualität
08.05.2018

10 Regeln für die erfolgreiche Kommunikation mit Azubis

Wer mit seinen Auszubildenden regelmäßig kommuniziert, ist als Ausbilder auf einem guten Weg. Dieser muss aber nicht zwangsläufig erfolgreich sein. Denn nur wer richtig und fehlerfrei kommuniziert, nutzt das riesige Potenzial eines Gesprächs zwischen Ausbilder und Azubi.

Auch ein gut gemeintes Gespräch mit einem Auszubildenden muss nicht zwangsläufig gut laufen. Wer Fehler macht, der muss mit negativen Konsequenzen rechnen: Ein falscher Satz oder auch nur ein Ausdruck zu einem ungünstigen Zeitpunkt – und schon ist ein Riss in der Ausbilder-Azubi-Beziehung erkennbar. Vermeiden Sie dies unbedingt und beherzigen Sie die folgenden 10 goldenen Regeln, um erfolgreich mit Ihren Auszubildenden zu kommunizieren:

Regel 1: Bereiten Sie sich individuell vor

Jeder Azubi hat seine eigene Persönlichkeit. Und jeder Vorfall, um den es im Gespräch geht, hat seine eigene Dynamik. Das macht eine individuelle Vorbereitung auf jedes Gespräch mit einem Auszubildenden notwendig. Beantworten Sie dabei die folgenden 5 Kernfragen:

  1. Worum geht es in dem bevorstehenden Gespräch? Ist ein expliziter Sachverhalt zu klären? Oder ist es ein routinemäßiges Gespräch mit einem Auszubildenden?
  2. Welche Persönlichkeitsstruktur hat der Auszubildende? Redet er eher viel oder eher wenig? Müssen Sie ihn vielleicht aus der Reserve locken?
  3. Bestehen irgendwelche Empfindlichkeiten, die zu beachten sind? Denken Sie dabei an psychologische Aspekte, politische Einstellungen und vor allem auch religiöse Rahmenbedingungen.
  4. Was ist mein Gesprächsziel? Inwieweit ist das Gesprächsziel mit dem Ausbildungsziel verbunden? Arbeiten Sie so gemeinsame Interessen heraus, die später im Gespräch thematisiert werden können.
  5. Gab es bereits vergleichbare Fälle? Wie haben Sie damals entschieden? Sorgen Sie dafür, dass es hierbei keine Diskrepanzen gibt, die Ihnen der Auszubildende vorhalten könnte.

Regel 2: Wählen Sie den sanften Einstieg ins Gespräch

Es ist wichtig, dass die Atmosphäre zu Beginn eines Gesprächs nicht von Spannungen oder Ängsten geprägt ist. Auch wenn Sie ein kritisches Thema auf der Agenda haben, sollten Sie das Gespräch möglichst sanft beginnen. Möglich sind ein belangloser Small Talk oder ein kurzer Austausch mit Bezug zu etwas Positivem, das der Auszubildende im Rahmen seiner Ausbildung zustande gebracht hat. Daran können Sie Ihr möglicherweise nicht ganz positives Anliegen anknüpfen.

Beachten Sie: Nur bei grobem Fehlverhalten verzichten Sie auf einen sanften Einstieg. Wenn der Auszubildende beispielsweise vor einer Abmahnung oder sogar vor einer Kündigung steht, dann ist ein Gesprächseinstieg mit positivem Unterton unangebracht.

Regel 3: Stellen Sie immer das Erreichen des Ausbildungsziels in den Vordergrund

Seien Sie sich im gesamten Gesprächsverlauf bewusst, dass das Erreichen des Ausbildungsziels im Vordergrund steht. So spürt der Auszubildende, dass Sie an diesem Ziel ebenfalls ein großes Interesse haben und Sie beide gemeinsam an einem Strang ziehen. Eigenschaften und Verhalten des Auszubildenden sollten Sie nur dann kritisieren, wenn das Erreichen des Ausbildungsziels negativ davon beeinflusst wird und die Verhaltensweisen bzw. Eigenschaften korrigierbar sind.

Ist es beispielsweise um die Auffassungsgabe eines Auszubildenden nicht bestens bestellt, dann ist eine diesbezügliche Kritik unangebracht. Schließlich können Sie diese Eigenschaft nicht verändern. Weisen Sie lediglich darauf hin, dass Sie festgestellt haben, dass sich der Azubi bestimmte Vorgänge und theoretische Inhalte mehrmals erklären lassen muss, um sie zu verstehen. Motivieren Sie ihn, weiter dranzubleiben, und versprechen Sie ihm Ihre Unterstützung. Verhält sich der Auszubildende hingegen gegenüber einem Kunden nicht freundlich genug, dann können und sollten Sie das als Kritik anbringen. Geben Sie konkrete Hinweise darauf, was der Azubi verändern muss, um beim Kunden besser anzukommen.

Regel 4: Sprechen Sie negative Aspekte unmissverständlich an

Ohnehin ist Deutlichkeit unumgänglich, wenn es darum geht, Probleme anzusprechen. Ein Auszubildender, der Kritik erfährt, muss bis ins Detail wissen, was er falsch gemacht hat. Insofern kommen Sie auch bei Auszubildenden, die nach Ihrer Erfahrung Kritik nicht gut vertragen, nicht umhin, deutliche Worte zu finden. Womit Sie etwas gegensteuern können und auch sollten, das sind Ihr Umgangston, Ihre Gestik und Mimik sowie das verwendete Vokabular. Bleiben Sie stets freundlich, lassen Sie aber nichts Negatives weg.

Tipp: Wenn Sie Kritik äußern, dann erwähnen Sie stets, wie es der Azubi hätte besser machen können. Nur so geben Sie klare Orientierung und zeigen gleichzeitig Lösungen auf.

 

Regel 5: Schießen Sie nicht über das Ziel hinaus

Allerdings besteht in solchen Gesprächen immer die Gefahr, einen Schritt zu weit zu gehen. Gerade dann, wenn Ihnen ein Auszubildender gegenübersitzt, der Kritik widerstandslos hinnimmt, ist manch ein Ausbilder geneigt, noch einen draufzusetzen. Überlegen Sie sich daher vorher, wie weit Ihre Kritik sinnvollerweise geht – und was genau Sie anmerken wollen.

Beachten Sie: Ruhig und teilnahmslos wirkende Gesprächspartner stecken überzogene Kritik keineswegs leichter weg. Es ist im Gegenteil davon auszugehen, dass sie frustriert und demotiviert aus dem Gespräch gehen, ohne dass der Gesprächspartner das bemerkt.

Regel 6: Geben Sie dem Azubi mehr als 50 % Gesprächsanteil

Wie viel der Auszubildende in einem Gespräch mit Ihnen redet und wie hoch Ihr Gesprächsanteil ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Möglicherweise müssen Sie den Aspekt, den Sie speziell besprechen wollen, vorher noch recht ausführlich erläutern. Das hebt Ihren Gesprächsanteil. Manchmal ist es auch so, dass schon ein Impuls genügt, um den Azubi zum Reden zu bringen.

Grundsätzlich empfehle ich: Achten Sie darauf, dass ein Auszubildender in einem Gespräch über ihn, seine Fähigkeiten und Verhaltensweisen einen Gesprächsanteil von mindestens 50 % hat. Schließlich soll nicht nur er etwas von Ihnen erfahren, sondern Sie auch etwas über ihn, das ihr Bild seiner Person abrunden könnte. Beginnt ein Azubi erst einmal, über seinen Arbeitsalltag zu reden, dann erfahren Sie erfahrungsgemäß jede Menge Neues über:

  • die Atmosphäre in seiner Ausbildungsabteilung
  • den Unterricht in der Berufsschule und dessen Qualität
  • seine grundsätzliche Einstellung zur Ausbildung
  • Kollegen und andere Auszubildende
  • darüber, wie er sich selbst leistungsmäßig einstuft.

Es lohnt sich also immer, den Auszubildenden reden zu lassen. Nicht jeder sprudelt zwar wie ein Wasserfall, aber Sie können den Gesprächsanteil immer dann erhöhen, wenn Sie sogenannte offene Fragen stellen. Dabei handelt es sich um eine Fragetechnik, die den Auszubildenden dazu zwingt, in ganzen Sätzen und nicht nur mit Ja oder Nein zu antworten.

Sie fragen also nicht: „Gefällt Ihnen die Ausbildung in der Abteilung …?“ Vielmehr fragen Sie: „Wie kommen Sie mit der anspruchsvollen Arbeit in der Abteilung … zurecht? Berichten Sie mal über Ihren Arbeitsalltag.“

Regel 7: Nehmen Sie Emotionen heraus

Liegt dem Gespräch mit dem Azubi ein kritischer Tatbestand zugrunde, dann können leicht Emotionen aufkommen. Damit müssen Sie rechnen. Ihr oberstes Gebot ist es nun, diese Emotionen zu bändigen. Das tun Sie nicht, indem Sie ebenfalls in lautem Ton antworten oder dem Azubi ins Wort fallen. Nutzen Sie eine kurze Pause des emotionalen Ausbruchs, um den Auszubildenden gezielt zu beruhigen. Sagen Sie beispielsweise in gelassenem Ton: „Ich weiß, dass es in dieser Frage in Ihrer Abteilung unterschiedliche Meinungen gibt. Ich lege großen Wert darauf, dass Sie mir Ihre Sichtweise genau schildern. Wichtig ist allerdings, dass Ihr Ton dabei ruhig ist und Sie sich konzentrieren. Ich bin gespannt, wie Sie die Situation einschätzen.“

Regel 8: Beweisen Sie Einfühlungsvermögen

Eine der wichtigsten Eigenschaften für Ausbilder und Ausbildungsverantwortliche im Umgang mit Azubis ist Empathie – also die Fähigkeit, sich in die Lage der Auszubildenden hineinzuversetzen. Dazu machen Sie sich stets klar, in welcher Situation (derzeitige Abteilung, derzeitige Kollegen, derzeitige Noten in der Berufsschule) sich der Azubi befindet. Steht er unter Druck? Würde seine Situation Sie selbst (als junger Mensch) unter Druck bringen? Versetzen Sie sich in seine Lage und gewinnen Sie so neue Erkenntnisse.

Regel 9: Zeigen Sie Lösungen auf

Wie soll es weitergehen? Diese Frage sollte zumindest andeutungsweise am Ende eines Gesprächs erläutert werden. Sicherlich können Sie in einem kritischen Azubi-Gespräch nicht alle Probleme lösen. Sie können aber deutlich machen, welches Verhalten Sie von dem Azubi in welcher Situation erwarten. Sie können auch mehr Einsatz fordern, falls das aus Ihrer Sicht vonnöten ist. Ebenso können Sie erwarten, dass sich der Auszubildende auf Prüfungen, z. B. Klassenarbeiten in der Berufsschule, gut vorbereitet – obwohl Sie natürlich wissen, dass das keine Garantie für bessere Noten ist.

Vereinbaren Sie daher zum Ende eines jeden Gesprächs ein neues Gespräch, in dem Sie – das sagen Sie dem Azubi auch – besprechen werden, inwieweit die vereinbarten Dinge realisiert wurden. Hat sich der Azubi an das gehalten, was abgesprochen wurde? Machen Sie so deutlich, dass Sie ein Auge auf ihn haben und an einer Verhaltens- oder Einstellungsverbesserung tatsächlich interessiert sind.

Regel 10: Bleiben Sie stets in Ihrer Rolle als Ausbilder und Chef

Viele Ausbilder haben zu ihren Auszubildenden ein sehr gutes, fast schon kumpelhaftes Verhältnis. Man duzt sich gegenseitig, sitzt in der Kantine zusammen und verabredet sich vielleicht sogar nach Feierabend zum gemeinsamen Sport. Das alles ist positiv. Im Rahmen eines Kritikgesprächs sollte jedoch immer Abstand gewahrt werden. Achten Sie darauf, dass Sie notwendige Kritik auch dann äußern, wenn Sie den Azubi duzen und als Privatperson schätzen. Seien Sie sicher, dass die Azubi-Kollegen genau darauf achten, dass alle Auszubildenden gleichbehandelt werden. Nehmen Sie also in jedem Fall Ihre Rolle als Ausbilder und Chef – so sehen Sie viele Auszubildende – wahr.

Weitere Kommunikationstipps zur Motivation Ihrer Azubis finden Sie hier!

Autor: Martin Glania

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